O ministério da justiça está a preparar uma portaria que regulamenta a legalização de documentos pelos notários através da aposição de apostilas e o uso obrigatório de plataforma informática para o efeito, com um mecanismo de verificação pública através de QR Code.
A futura portaria vai regulamentar a forma de proceder a essa legalização, os termos de funcionamento e utilização da plataforma eletrónica de aposição de apostilas gerida pela Ordem dos Notários e, ainda, as regras de pagamento do serviço e cobrança de taxas pela plataforma.
Esta legalização de documentos públicos por apostilas apenas será válida se for realizada através da plataforma eletrónica.
A Ordem dos Notários é a entidade responsável pelos tratamentos de dados pessoais, cabendo-lhe assegurar o exercício dos direitos de informação, acesso e retificação dos titulares dos dados.
Segurança do QR Code
O parecer da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) considera o enquadramento para a implementação da plataforma de apostilas eletrónicas como globalmente positivo, mas ainda há aspetos da proteção de dados pessoais e da segurança da informação a acautelar.
Desde logo, a verificação pública através de QR Code levanta à CNPD sérias reservas: a leitura pública do QR Code não pode expor a totalidade do documento apostilado ou dados pessoais do requerente/apresentante, e deve limitar-se rigorosamente à confirmação dos metadados essenciais do certificado de apostila.
Do modelo da apostila consta a indicação do país, de quem assinou o documento público e em que qualidade agiu, selo ou carimbo e seu reconhecimento, nome de quem reconheceu e assinatura.
O risco de divulgação indevida através do QR code é elevado. Qualquer sistema exposto na Internet ao público em geral corre um risco elevado de raspagem de dados (data scraping) e enumeração sequencial por ataques automatizados. Assim, deve ser acrescentado um desafio CAPTCHA adaptativo na verificação pública da apostila.
Exclusão de competência dos notários
A proposta não é clara quanto ao alcance da exclusão de competência dos notários, abrangendo apenas a emissão de apostila a atos públicos dos provenientes do Ministério Público (MP) e dos tribunais; fica a dúvida sobre se abrange também a verificação de apostila já emitida nestes atos.
Assim, a CNPD recomenda a clarificação da competência dos notários e pessoal autorizado na verificação de apostilas já emitidas em atos públicos provenientes do MP e dos tribunais.
Prazo de conservação
Tal como está, a proposta não fixa expressamente qualquer prazo de conservação do ficheiro eletrónico da apostila e do documento apostilado, nem dos restantes elementos do registo eletrónico e da base de espécimes pois a Convenção de Haia define como obrigatória a possibilidade de consulta da apostila para sempre.
É preciso definir prazos de conservação aplicáveis aos documentos anexos e demais elementos do registo, bem como garantias técnicas efetivas quanto à cifragem em repouso e em trânsito.
A apostila é a formalidade pela qual uma autoridade competente do Estado Português reconhece a autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário do ato público atuou e, sendo caso disso, a autenticidade do selo ou do carimbo que constam do ato público. Por lei, a emissão de apostilas ou a sua verificação (previsto na Convenção Relativa à Supressão da Exigência da Legalização dos Atos Públicos Estrangeiros, de 1961) competem ao Procurador-Geral da República, que pode delegar.
Referências
Parecer 61/2026, CNPD, de 09.09.2026
Estatuto do Notariado, artigo 4.°
Decreto-Lei n.° 86/2009, de 3 de abril
Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961